較新版本的 Microsoft Word 允許您將編輯限制在文檔的部分或全部部分。 就是這樣。

除非您將 Word 文檔另存為只讀,否則任何擁有該文件副本的人都可以對其進行編輯。 在大多數情況下,繞過文件的只讀保護也很容易。 這使得保護文檔免受不必要的更改變得更加困難,除非您決定切換格式並將其保存為 PDF。

但是,這樣做會限制對整個文檔的任何更改。 值得慶幸的是,Microsoft Word 包含額外的控件,允許您保護 Word 文檔的某些部分不被編輯。

您可以通過限制可用的格式選項或限制可編輯的區域來限制更改。 如果您是 Windows 域的一部分,您還可以使用權限管理服務 (RMS) 根據您的用戶帳戶來限製文檔編輯。 要保護 Word 文檔的某些部分不被編輯,您需要執行以下操作。

通過格式樣式限制 Word 文檔編輯

如果您想允許更改您的 Word 文檔,但限制可以使用的格式類型(例如,為了保持一套樣式),您可以使用 Restrict Editing 菜單。

要訪問它,請打開您的 Word 文檔。 從功能區欄中,按 Review > Restrict Editing. 將出現右側的菜單面板。

Microsoft Word 中的限制編輯選項

要限制使用某些格式樣式,請選擇 Limit formatting to a selection of styles 複選框,然後按 Settings 下。

Microsoft Word 中的限制格式選項

在菜單中,選擇您希望在文檔中允許的樣式。 如果您想使用 Word 推薦的最小選項(只有基本樣式可用),請按 Recommended Minimum. 或者,按 None 或者 All 選擇或取消選中所有項目。

對所選格式選項感到滿意後,按 OK 保存設置。

Word 格式限制選項菜單

強制執行更改後,格式設置將應用。 為此,請按 Yes, Start Enforcing Protection 選項。

在 Word 中啟用文檔保護的強制執行

在裡面 Start Enforcing Protection,提供控制密碼。 這將阻止沒有密碼的用戶禁用保護。 但是,由於文檔未加密,因此可以輕鬆繞過這些限制。

或者,選擇 User authentication,只有 Windows 域中的授權用戶才允許刪除密碼。 文檔將被加密,但此選擇僅限於使用權限管理服務 (RMS) 的企業或教育用戶。

OK 保存您的選擇。

Word 文檔保護的實施選項

保存後,只有您選擇的格式選項將在您的文檔中可用。 如果不禁用強制執行並將文檔恢復正常,您將無法使用其他格式選項。

通過選擇限制 Word 文檔編輯

如果您想將對文檔的更改限制在某些區域(例如,單個段落或行),您也可以使用 Restrict Editing 菜單。

首先打開您的文檔並按 Review > Restrict Editing. 在右側的菜單面板中,單擊 Allow only this type of editing in the document 複選框,然後選擇 No changes (Read only) 選項。

在 Word 中啟用編輯限制

這將防止編輯異常未覆蓋的區域。 要添加例外,請選擇文檔的一個區域(從單個單詞到整個段落或頁面),然後按 Everyone 複選框,列在 Exceptions (optional) 類別。

限制對 Word 中文本的編輯訪問權限

這將使有權訪問文件的每個人都能夠編輯文檔的該部分。 如果您想添加更嚴格的限制(例如,只允許個人用戶有權編輯部分),請選擇內容,然後按 More users.

Word 中的更多用戶例外選項

在彈出窗口中 Add users,添加本地 Windows 用戶的用戶名或 Windows 域上的用戶帳戶。 按 OK 保存您的選擇。

在 Word 中按用戶添加編輯例外

選擇內容後,單擊其用戶名旁邊的複選框,在 Individuals. 只有該用戶才能進行更改。 確保 Everyone 如果您希望出現這種情況,複選框將被禁用。

將單個用戶例外添加到 Word

要確認限制,請按 Yes, Start Enforcing Protection.

在 Word 中啟動強制保護選項

在裡面 Start Enforcing Protection 框,提供控制密碼,或選擇 User authentication 改為將控制權交給授權的域用戶。 按 OK 保存。

Word 文檔保護的實施選項

保存後,只有您選擇的文檔區域將支持編輯(在您的文檔中以灰色突出顯示)。 除非另有說明,否則只有有權訪問該文件的用戶才能對這些部分進行更改。

使用權限管理服務 (RMS) 限制對 Word 文檔的更改

Rights Management Service (RMS) 在 Windows 上有助於防止未經授權的用戶查看、編輯或打印某些文檔。 這種類型的保護僅適用於 Windows 域中的用戶,例如大學或企業用戶。

您需要與網絡管理員聯繫以確認您在網絡上啟用了 RMS。 您還需要足夠的用戶訪問權限才能以這種方式限製文檔編輯。

如果您位於具有 RMS 支持和訪問權限的 Windows 域中,請打開您的 Word 文檔。 從功能區欄中,按 File > Info.

Word 中的信息選項

從菜單中,按 Protect Document > Restrict Access > Restricted Access 並啟用 Restrict Permission to this document 複選框已啟用。 否則,按 Connect to Rights Management Servers and get templates 連接到您域上合適的身份驗證服務器。

Word 限製文檔訪問選項

出現提示時,添加其他用戶的電子郵件地址,讓他們能夠適當地訪問您的文檔。 這使這些用戶可以訪問文件,選擇 Read 或者 Change 給他們讀或寫訪問權限。 按 OK 保存更改。

設置後,只有這些用戶有權查看或編輯文檔。 訪問也僅限於授權的域用戶。

保護辦公文件

通過保護 Word 文檔的某些部分不被編輯,您可以開發更多不同類型的文檔。 例如,通過限制某些部分的更改,您可以將 Word 文檔轉換為用戶可以填寫和返回的可填寫表單。 其他 Office 文檔可以以類似的方式受到保護,能夠加密 OneNote 筆記本並保護單個頁面和部分。

如果您將 Word 文檔導出為另一種格式,您仍然可以保護文件不被更改。 例如,如果您決定為 PDF 文件添加密碼,您可以限制誰可以訪問該文件,從而防止不必要的查看。

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