Microsoft Word เวอร์ชันใหม่กว่าช่วยให้คุณสามารถจำกัดการแก้ไขบางส่วนหรือทั้งหมดของเอกสารได้ นี่คือวิธีการ

เว้นแต่คุณจะบันทึกเอกสาร Word เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ทุกคนที่มีสำเนาของไฟล์จะสามารถแก้ไขได้ การเลี่ยงผ่านการป้องกันแบบอ่านอย่างเดียวในไฟล์นั้นค่อนข้างง่ายในกรณีส่วนใหญ่ ซึ่งทำให้การป้องกันเอกสารจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่จำเป็นทำได้ยากขึ้น เว้นแต่คุณจะตัดสินใจเปลี่ยนรูปแบบและบันทึกเป็น PDF

อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้จะจำกัดการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารโดยรวม โชคดีที่ Microsoft Word มีการควบคุมเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสามารถป้องกันส่วนต่างๆ ของเอกสาร Word จากการแก้ไขได้

คุณสามารถจำกัดการเปลี่ยนแปลงได้โดยการจำกัดตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีหรือจำกัดพื้นที่ที่สามารถแก้ไขได้ หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของโดเมน Windows คุณสามารถใช้ Rights Management Service (RMS) เพื่อจำกัดการแก้ไขเอกสารตามบัญชีผู้ใช้ของคุณ หากต้องการป้องกันไม่ให้แก้ไขส่วนต่างๆ ของเอกสาร Word คุณต้องทำดังนี้

จำกัดการแก้ไขเอกสาร Word โดยการจัดรูปแบบสไตล์

ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงเอกสาร Word ของคุณ แต่จำกัดประเภทของการจัดรูปแบบที่สามารถใช้ได้ (เช่น เพื่อรักษารูปแบบชุด) คุณสามารถทำได้โดยใช้ Restrict Editing เมนู.

หากต้องการเข้าถึง ให้เปิดเอกสาร Word ของคุณ จากแถบริบบอน ให้กด Review > Restrict Editing. แผงเมนูทางด้านขวาจะปรากฏขึ้น

จำกัดตัวเลือกการแก้ไขใน Microsoft Word

ในการจำกัดรูปแบบการจัดรูปแบบบางอย่างไม่ให้ใช้งาน ให้เลือก Limit formatting to a selection of styles กล่องกาเครื่องหมาย แล้วกด Settings ภายใต้.

จำกัดตัวเลือกการจัดรูปแบบใน Microsoft Word

ในเมนู ให้เลือกสไตล์ที่คุณต้องการอนุญาตในเอกสารของคุณ หากคุณต้องการใช้ตัวเลือกขั้นต่ำที่แนะนำของ Word (มีเฉพาะสไตล์พื้นฐานเท่านั้น) ให้กด Recommended Minimum. หรือกด None หรือ All เพื่อเลือกหรือยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมด

เมื่อคุณพอใจกับตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เลือกแล้ว ให้กด OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า

เมนูตัวเลือกข้อ จำกัด การจัดรูปแบบ Word

การตั้งค่าการจัดรูปแบบจะมีผลเมื่อคุณบังคับใช้การเปลี่ยนแปลง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้กด Yes, Start Enforcing Protection ตัวเลือก.

เปิดใช้งานการบังคับใช้การป้องกันเอกสารใน Word

ใน Start Enforcing Protection, ระบุรหัสผ่านควบคุม การดำเนินการนี้จะหยุดผู้ใช้ที่ไม่มีรหัสผ่านจากการปิดใช้งานการป้องกัน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเอกสารไม่ได้เข้ารหัส ข้อจำกัดเหล่านี้จึงสามารถข้ามได้อย่างง่ายดาย

หรือเลือก User authenticationโดยมีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตในโดเมน Windows เท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ลบรหัสผ่าน เอกสารจะได้รับการเข้ารหัส แต่ตัวเลือกนี้จำกัดเฉพาะผู้ใช้องค์กรหรือผู้ใช้เพื่อการศึกษาที่ใช้บริการการจัดการสิทธิ์ (RMS)

กด OK เพื่อบันทึกตัวเลือกของคุณ

ตัวเลือกการบังคับใช้สำหรับการป้องกันเอกสาร Word

เมื่อบันทึกแล้ว เฉพาะตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณเลือกเท่านั้นที่จะสามารถใช้ได้ในเอกสารของคุณ คุณจะใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่นๆ ไม่ได้หากไม่ได้ปิดการบังคับใช้และคืนเอกสารให้เป็นปกติ

จำกัดการแก้ไขเอกสาร Word โดยการเลือก

ถ้าคุณต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณเป็นบางพื้นที่ (เช่น ย่อหน้าหรือบรรทัดเดียว) คุณสามารถทำได้โดยใช้ Restrict Editing เมนู.

เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารของคุณแล้วกด Review > Restrict Editing. จากแผงเมนูทางด้านขวา ให้คลิกที่ Allow only this type of editing in the document กล่องกาเครื่องหมาย จากนั้นเลือก No changes (Read only) ตัวเลือก.

เปิดใช้งานการจำกัดการแก้ไขใน Word

ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขพื้นที่ที่ไม่ได้รับการคุ้มครองโดยข้อยกเว้น ในการเพิ่มข้อยกเว้น ให้เลือกพื้นที่ของเอกสารของคุณ (จากคำเดียวไปยังทั้งย่อหน้าหรือหน้า) จากนั้นกดปุ่ม Everyone ช่องทำเครื่องหมายที่อยู่ภายใต้ Exceptions (optional) หมวดหมู่.

จำกัดการเข้าถึงการแก้ไขข้อความใน Word

ซึ่งจะทำให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์สามารถแก้ไขส่วนนั้นในเอกสารของคุณได้ หากคุณต้องการเพิ่มข้อจำกัดที่เข้มงวดมากขึ้นแทน (เช่น เพื่อให้ผู้ใช้แต่ละรายมีสิทธิ์แก้ไขส่วน) ให้เลือกเนื้อหา จากนั้นกดปุ่ม More users.

ตัวเลือกข้อยกเว้นผู้ใช้เพิ่มเติมใน Word

ในป๊อปอัป Add usersเพิ่มชื่อผู้ใช้ของผู้ใช้ Windows ในเครื่องหรือบัญชีผู้ใช้ในโดเมน Windows กด OK เพื่อบันทึกตัวเลือกของคุณ

เพิ่มข้อยกเว้นการแก้ไขโดยผู้ใช้ใน Word

เมื่อเลือกเนื้อหาแล้ว ให้คลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อผู้ใช้ซึ่งปรากฏในช่อง Individuals. เฉพาะผู้ใช้รายนั้นเท่านั้นที่จะทำการเปลี่ยนแปลงได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Everyone ช่องทำเครื่องหมายถูกปิดใช้งานหากคุณต้องการให้เป็นกรณีนี้

เพิ่มข้อยกเว้นผู้ใช้แต่ละรายใน Word

เพื่อยืนยันข้อจำกัด ให้กด Yes, Start Enforcing Protection.

เริ่มตัวเลือกการป้องกันการบังคับใช้ใน Word

ใน Start Enforcing Protection กล่อง ระบุรหัสผ่านควบคุม หรือเลือก User authentication เพื่อให้การควบคุมแก่ผู้ใช้โดเมนที่ได้รับอนุญาตแทน กด OK เพื่อบันทึก.

ตัวเลือกการบังคับใช้สำหรับการป้องกันเอกสาร Word

เมื่อบันทึกแล้ว เฉพาะพื้นที่ของเอกสารที่คุณเลือกเท่านั้นที่จะรองรับการแก้ไข (เน้นสีเทาในเอกสารของคุณ) เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่น เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เท่านั้นที่จะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงในส่วนเหล่านั้นได้

การใช้ Rights Management Service (RMS) เพื่อจำกัดการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word

ดิ Rights Management Service (RMS) บน Windows ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตดู แก้ไข หรือพิมพ์เอกสารบางอย่าง การป้องกันประเภทนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ในโดเมน Windows เท่านั้น เช่น ผู้ใช้ในมหาวิทยาลัยหรือองค์กร

คุณจะต้องพูดผู้ดูแลระบบเครือข่ายเพื่อยืนยันว่าคุณเปิดใช้งาน RMS บนเครือข่ายของคุณ คุณจะต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้อย่างเพียงพอเพื่อจำกัดการแก้ไขเอกสารด้วยวิธีนี้

หากคุณอยู่ในโดเมน Windows ที่รองรับ RMS และเข้าถึงได้ ให้เปิดเอกสาร Word ของคุณ จากแถบริบบอน ให้กด File > Info.

ตัวเลือกข้อมูลใน Word

จากเมนู ให้กด Protect Document > Restrict Access > Restricted Access และเปิดใช้งาน Restrict Permission to this document เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย หรือกด Connect to Rights Management Servers and get templates เพื่อเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์การตรวจสอบสิทธิ์ที่เหมาะสมในโดเมนของคุณ

Word จำกัด ตัวเลือกการเข้าถึงเอกสาร

เมื่อได้รับแจ้ง ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ใช้รายอื่นเพื่อให้พวกเขาเข้าถึงเอกสารของคุณได้อย่างเหมาะสม ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้เหล่านั้นเข้าถึงไฟล์ได้โดยการเลือก Read หรือ Change เพื่อให้พวกเขาอ่านหรือเขียนได้ กด OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เมื่อตั้งค่าแล้ว เฉพาะผู้ใช้เหล่านั้นเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสาร การเข้าถึงยังจำกัดเฉพาะผู้ใช้โดเมนที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

การปกป้องเอกสารสำนักงาน

การปกป้องส่วนต่างๆ ของเอกสาร Word ไม่ให้แก้ไข คุณสามารถพัฒนาเอกสารประเภทต่างๆ ได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น ด้วยการจำกัดบางส่วนจากการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถเปลี่ยนเอกสาร Word ให้เป็นแบบฟอร์มที่กรอกได้ซึ่งผู้ใช้สามารถกรอกและส่งคืนได้ เอกสาร Office อื่นๆ สามารถป้องกันได้ในลักษณะเดียวกัน โดยมีความสามารถในการเข้ารหัสสมุดบันทึก OneNote และปกป้องแต่ละหน้าและส่วนต่างๆ

ถ้าคุณส่งออกเอกสาร Word ของคุณเป็นรูปแบบอื่น คุณยังคงสามารถป้องกันไฟล์จากการเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณตัดสินใจที่จะเพิ่มรหัสผ่านลงในไฟล์ PDF คุณสามารถจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ปกป้องมันจากมุมมองที่ไม่จำเป็น

Rate this post
บทความก่อนหน้านี้วิธีป้องกัน Mac ของคุณจากช่องโหว่ Adobe Flash
บทความถัดไปวิธีหยุด Google จากการติดตามตำแหน่งของคุณจริงๆ