Att skicka och ta emot e-post behöver inte vara ett krångel. Genom att implementera dessa Microsoft Outlook-tips kan du få ditt arbete gjort snabbare.

Microsoft Outlook är fortfarande en av de mest populära e-postlösningarna på planeten. Den är tillgänglig på olika plattformar, inklusive Windows, macOS, Android och iOS/iPadOS. Microsoft Outlook används av miljontals människor varje dag. För att göra din e-postanvändning mer produktiv, överväg dessa Microsoft Outlook-tips för hem- och företagsbruk.

Microsoft Outlook-tips

E-posten i sig har inte förändrats mycket de senaste åren. Antingen skickar du nya meddelanden eller läser/svarar på mottagna e-postmeddelanden. Microsoft Outlook erbjuder flera verktyg som gör e-post mycket bättre och effektivare att använda. Våra favorittips för Microsoft Outlook följer.

Flaggor och kategorier

Två av de enklaste sätten att bättre organisera dina viktigaste e-postmeddelanden är att använda flaggor och kategorier. Generellt sett låter båda dig sortera meddelanden för senare användning. Men de är båda något annorlunda än varandra.

Flaggor är tidsbaserade påminnelser som du kan lägga till genom att högerklicka någonstans på ett meddelande och sedan välja Uppföljning. Du kan välja en flagga som representerar Idag, Imorgon, Denna vecka, Nästa vecka, Inget datum och Anpassat. När du lägger till en flagga blir meddelandeförhandsgranskningen gul och i rubriken ser du ett uppföljningsmeddelande.

Om det behövs kan du skapa en anpassad varning för varje flagga genom att högerklicka på meddelandet och välja Follow-Up > Add Reminder. För att se alla aktuella flaggor i Microsoft Outlook, välj View >To-Do Bar >Tasks.

För att ta bort en flagga, högerklicka på meddelandet och välj sedan Follow Up > Mark Complete.

Microsoft Outlook Tips-flaggor

Kategorier låter dig färgkoda e-postmeddelanden mest för sökändamål och lokaliseras genom att högerklicka på ett meddelande och sedan välja Kategorier. Klick All Categories för att justera namnen på nuvarande kategorier eller för att lägga till nya. Annars väljer du den kategori du vill använda. Less is more i det här fallet, och det rekommenderas att du bara använder de kategorier du behöver. Till exempel, om du bara behöver tre kategorier, radera resten. Du kan också lägga till nya vid ett senare tillfälle.

Outlook-kategorier

Favoriter

Genom att tilldela favoriter flyttas en e-postmapp till toppen av mapprutan. Dessa mappar ändras inte på något annat sätt än där de finns. Istället för att tilldela favoriter till traditionella mappar som Skickade objekt och Borttagna objekt, bör du behålla denna åtskillnad endast för anpassade mappar. För att se favoriter, se till att du är i Mail-vyn i Microsoft Outlook.

I följande exempel har en ny mapp som heter Urgent skapats. I denna mapp finns e-postmeddelanden som kräver ett omedelbart svar. Genom att göra mappen Urgent till en favorit finns den nu överst i mapprutan.

Klicka på för att slå på/av Favoriter View > Folder Pane > Favorites.

Microsoft Outlook Tips favoriter

Genvägar

Ett av dina dagliga mål bör vara att skriva mindre och ändå göra lika mycket arbete. Ett av sätten att göra detta är att använda genvägar, som är tillgängliga i Microsoft 365. Med Microsoft Outlook kan du dra fördel av följande genvägar:

  • Use Ctrl + R: Svara på ett mejl
  • Ctrl + Shift + M: För att skapa ett nytt e-postmeddelande
  • Select Ctrl + 1: Så här öppnar du din e-post:
  • Ctrl + 2: För att öppna din kalender
  • Use Ctrl + 3: Så här öppnar du dina kontakter:
  • Ctrl + 4: Så här öppnar du dina uppgifter:

Letar du efter mer? Du kan också använda Quick Steps, som låter dig förformatera och föradressera e-postmeddelanden till flera personer.

Använd regler

Regler är en annan bra funktion i Microsoft Outlook. Med regler kan du tillämpa regler på inkommande och utgående e-postmeddelanden. Genom att göra det kan du bättre organisera, följa upp eller ligga steget före dina meddelanden. När du har lagt ner tid på att ställa in din regel kommer du att börja spara enormt mycket tid varje dag.

Ny Outlook-regel

Försenade e-postleveranser

Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande bara för att senare få reda på att det innehöll ett stavfel eller felaktig information? Har du någonsin skickat ett meddelande till fel person? Med Microsoft Outlooks verktyg för fördröjda e-postleveranser kan du lägga lite andrum mellan att skriva och mejla och skicka det. Det fördröjda e-postverktyget gynnar alla som (erkänner) att de har gjort misstag på förhastade meddelanden och de som behöver skicka ett meddelande vid en annan tid eller dag.

För att använda verktyget skriver du ett meddelande i Microsoft Outlook som du alltid gör. Innan du klickar på knappen Skicka, välj Options > More på meddelandemenyn. Välj sedan Delay Message. På menyn Egenskaper, bredvid Leverera inte före valet, välj dagen och tidpunkten du vill skicka meddelandet och klicka sedan på Close.

Ej skickade meddelanden finns i utkorgen i Microsoft Outlook tills de skickas. Du kan när som helst dubbelklicka på meddelandena för att skicka dem direkt eller vid ett annat tillfälle.

Försenat meddelande

Ändra din tidszon

När pandemin äntligen tar slut kommer människor att resa mer både nationellt och internationellt. När detta inträffar måste du justera tiden i din Microsoft Outlook-kalender. När du gör det kommer dina e-postmeddelanden och kalendrar att visa rätt tid – tills de behöver ändras när du kommer hem.

Välj i Microsoft Outlook File > Options > Calendar för att göra ändringarna genom att välja rätt tidszon.

Outlook ändra tidszon

Ändra din tidszon

När du reser utomlands för att arbeta kommer dina möten och kalenderposter inte att visa rätt tid. För att åtgärda detta måste du ändra din tidszon genom att gå till File > Options > Calendar. När du har gjort det kommer dina e-postmeddelanden och kalendrar att ha rätt lokal tid.

Använd Läs- och leveranskvitton

Slutligen, ett av de bästa Microsoft Outlook-tipsen är att använda läskvitton och leveranskvitton. När den är aktiverad vet du när ett e-postmeddelande har tagits emot eller mottagaren läst meddelandet. Du kan aktivera den här funktionen på meddelandebasis genom att klicka Options > Tracking > Request a Delivery Receipt eller Request a Read Receipt.

Läsbegäran för Microsoft Outlook Tips

Att läsa e-post behöver inte vara en lång daglig process. Genom att använda dessa Microsoft Outlook-tips kan du hantera dina meddelanden och fortsätta med din dag.

Medan du väntar på Microsoft One Outlook kan du lära dig mer om Microsoft Outlook på iPad och hur du synkroniserar din Outlook-kalender med Google Kalender.

För hemmabruk finns Microsoft 365-sviten för närvarande tillgänglig i tre varianter, inklusive en familje-, personlig- och hem- och studentplan. Den första kostar $100 per år (eller $10/månad) och inkluderar Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Outlook för Mac, och är användbar för upp till sex användare. Den personliga versionen är för en person och kostar $70/år eller $6,99 per månad. Studentplanen är ett engångsköp för $150 och inkluderar Word, Excel och PowerPoint.

Affärsanvändare kan välja mellan Basic, Standard och Premium-planer, från 5 USD per användare/månad.

Rate this post
Previous articleKom igång med Google Maps med dessa 7 knep
Next articleBLUETTI NA300 – Världens första natriumjonsolgenerator