Novšie verzie programu Microsoft Word vám umožňujú obmedziť úpravy niektorých alebo všetkých častí dokumentu. Tu je návod.

Ak neuložíte dokument programu Word len na čítanie, ktokoľvek s kópiou súboru ho môže upravovať. Vo väčšine prípadov je tiež celkom jednoduché obísť ochranu súboru iba na čítanie. To sťažuje ochranu dokumentu pred zbytočnými zmenami, pokiaľ sa nerozhodnete zmeniť formát a uložiť ho ako PDF.

Týmto však obmedzíte akékoľvek zmeny dokumentu ako celku. Našťastie Microsoft Word obsahuje ďalšie ovládacie prvky, ktoré vám umožňujú chrániť časti dokumentu programu Word pred úpravami.

Zmeny môžete obmedziť obmedzením dostupných možností formátovania alebo obmedzením oblastí, ktoré je možné upravovať. Ak ste súčasťou domény Windows, môžete tiež použiť službu správy práv (RMS) na obmedzenie úprav dokumentov na základe vášho používateľského účtu. Ak chcete chrániť časti dokumentu programu Word pred úpravami, musíte urobiť toto.

Obmedzte úpravu dokumentov programu Word pomocou štýlu formátovania

Ak chcete povoliť zmeny vo svojom dokumente programu Word, ale obmedziť typ formátovania, ktorý možno použiť (napríklad na zachovanie nastaveného štýlu), môžete to urobiť pomocou Restrict Editing Ponuka.

Ak chcete získať prístup, otvorte dokument programu Word. Na páse s nástrojmi stlačte Review > Restrict Editing. Zobrazí sa panel ponuky na pravej strane.

Možnosť obmedziť úpravy v programe Microsoft Word

Ak chcete obmedziť používanie určitých štýlov formátovania, vyberte možnosť Limit formatting to a selection of styles začiarkavacie políčko a potom stlačte tlačidlo Settings pod.

Obmedziť možnosť formátovania v programe Microsoft Word

V ponuke vyberte štýly, ktoré chcete vo svojom dokumente povoliť. Ak chcete použiť minimálnu možnosť odporúčanú programom Word (s dostupnými iba základnými štýlmi), stlačte Recommended Minimum. Prípadne stlačte None alebo All vyberte alebo zrušte začiarknutie všetkých položiek.

Keď ste spokojní s vybratými možnosťami formátovania, stlačte OK pre uloženie nastavení.

Ponuka možností obmedzení formátovania programu Word

Po vykonaní zmeny sa použijú nastavenia formátovania. Ak to chcete urobiť, stlačte tlačidlo Yes, Start Enforcing Protection možnosť.

Povoliť vynútenie ochrany dokumentov vo Worde

V Start Enforcing Protection, zadajte kontrolné heslo. Toto zabráni používateľom bez hesla vypnúť ochranu. Keďže však dokument nie je zašifrovaný, tieto obmedzenia sa dajú ľahko obísť.

Prípadne vyberte User authentication, pričom heslo môžu odstrániť iba oprávnení používatelia v doméne Windows. Dokument bude zašifrovaný, ale táto voľba je obmedzená na firemných alebo vzdelávacích používateľov používajúcich službu správy práv (RMS).

Stlačte tlačidlo OK pre uloženie vašej voľby.

Možnosti presadzovania ochrany dokumentov programu Word

Po uložení budú v dokumente dostupné iba možnosti formátovania, ktoré ste vybrali. Nebudete môcť použiť iné možnosti formátovania bez toho, aby ste zakázali vynucovanie a nevrátili dokument do normálneho stavu.

Obmedziť úpravy dokumentov programu Word podľa výberu

Ak chcete obmedziť zmeny v dokumente na určité oblasti (napríklad jednotlivé odseky alebo riadky), môžete to urobiť aj pomocou Restrict Editing Ponuka.

Začnite otvorením dokumentu a stlačením Review > Restrict Editing. Na paneli ponuky vpravo kliknite na Allow only this type of editing in the document začiarknite políčko a potom vyberte položku No changes (Read only) možnosť.

Povoliť obmedzenia úprav v programe Word

Tým sa zabráni úpravám oblastí, na ktoré sa nevzťahujú výnimky. Ak chcete pridať výnimku, vyberte oblasť dokumentu (od jedného slova po celý odsek alebo stranu) a stlačte kláves Everyone začiarkavacie políčko uvedené pod Exceptions (optional) kategórii.

Obmedzenie prístupu na úpravy textu vo Worde

To umožní každému, kto má prístup k súboru, možnosť upravovať danú časť vášho dokumentu. Ak chcete namiesto toho pridať prísnejšie obmedzenia (napríklad povoliť iba jednotlivým používateľom právo upravovať sekciu), vyberte obsah a potom stlačte More users.

Možnosť výnimky pre viac používateľov v programe Word

Vo vyskakovacom okne Add users, pridajte používateľské mená miestnych používateľov systému Windows alebo používateľské účty v doméne systému Windows. Stlačte tlačidlo OK uložiť svoje voľby.

Pridajte výnimky úprav podľa používateľa v programe Word

S vybratým obsahom kliknite na začiarkavacie políčko vedľa ich používateľského mena, ktoré je viditeľné v Individuals. Iba tento používateľ bude môcť vykonávať zmeny. Uistite sa, že Everyone Ak chcete, aby to tak bolo, začiarkavacie políčko je vypnuté.

Pridajte výnimku jednotlivých používateľov do programu Word

Ak chcete potvrdiť obmedzenia, stlačte tlačidlo Yes, Start Enforcing Protection.

Spustite možnosť ochrany presadzovania v programe Word

V Start Enforcing Protection zadajte kontrolné heslo alebo si vyberte User authentication namiesto toho dať kontrolu autorizovaným používateľom domény. Stlačte tlačidlo OK zachrániť.

Možnosti presadzovania ochrany dokumentov programu Word

Po uložení budú úpravy podporovať iba oblasti dokumentu, ktoré ste vybrali (vo vašom dokumente sú zvýraznené sivou farbou). Ak nie je uvedené inak, zmeny v týchto sekciách budú môcť vykonávať iba používatelia s prístupom k súboru.

Používanie služby správy práv (RMS) na obmedzenie zmien v dokumentoch programu Word

The Rights Management Service (RMS) v systéme Windows pomáha zabrániť neoprávneným používateľom prezerať, upravovať alebo tlačiť určité dokumenty. Tento typ ochrany je dostupný len pre používateľov v doméne Windows, ako sú napríklad univerzitní alebo podnikoví používatelia.

Budete musieť hovoriť so správcom siete, aby ste potvrdili, že máte vo svojej sieti povolené RMS. Na obmedzenie úprav dokumentu týmto spôsobom budete tiež potrebovať dostatočný prístup používateľa.

Ak ste v doméne Windows s podporou a prístupom RMS, otvorte dokument programu Word. Na páse s nástrojmi stlačte File > Info.

Možnosť informácií vo Worde

V ponuke stlačte Protect Document > Restrict Access > Restricted Access a povoliť Restrict Permission to this document začiarkavacie políčko je povolené. V opačnom prípade stlačte Connect to Rights Management Servers and get templates na pripojenie k vhodnému autentifikačnému serveru vo vašej doméne.

Možnosť obmedziť prístup k dokumentu programu Word

Po zobrazení výzvy pridajte e-mailové adresy ostatných používateľov, aby ste im poskytli vhodný prístup k vášmu dokumentu. Týmto používateľom umožníte prístup k súboru výberom Read alebo Change poskytnúť im prístup na čítanie alebo zápis. Stlačte tlačidlo OK aby sa zmeny uložili.

Po nastavení budú mať prístup na zobrazenie alebo úpravu dokumentu iba títo používatelia. Prístup je tiež obmedzený len na oprávnených používateľov domény.

Ochrana dokumentov Office

Ochranou častí dokumentu programu Word pred úpravami môžete vytvoriť rôzne typy dokumentov. Napríklad obmedzením zmien niektorých sekcií môžete zmeniť dokument programu Word na vyplniteľný formulár, ktorý môžu používatelia vyplniť a vrátiť. Ostatné dokumenty balíka Office môžu byť chránené podobným spôsobom, s možnosťou šifrovania poznámkových blokov OneNote a ochrany jednotlivých strán a sekcií.

Ak exportujete dokument programu Word do iného formátu, stále môžete súbor chrániť pred zmenami. Ak sa napríklad rozhodnete pridať heslá do súborov PDF, môžete obmedziť prístup k súboru a chrániť ho pred nepotrebnými zobrazeniami.

Rate this post
Previous articleAko chrániť svoj Mac pred zraniteľnosťami Adobe Flash
Next articleAko opraviť fotoaparát so zoomom