Ako automaticky e-maily BCC pomocou pravidiel v programe Outlook

V závislosti od vašej situácie možno budete chcieť poslať skryté kópie e-mailu prostredníctvom programu Microsoft Outlook. Namiesto toho, aby ste to robili ručne vždy, môžete vytvoriť pravidlo, ktoré to urobí automaticky. Nižšie uvedené riešenie zvládne úlohu a vyžaduje len malé nastavenie; funguje to vždy, keď pošlete e-mail jednotlivcovi alebo skupine.

Prečo e-maily BCC?

BCC znamená blind carbon copy. Rovnako ako CC (resp carbon copy), BCC je spôsob odosielania kópií e-mailu iným ľuďom. Na rozdiel od CC však v tomto prípade primárny príjemca nevie, že niekomu inému bola odoslaná kópia.

Pomocou pravidiel programu Microsoft Outlook môžete niekoho automaticky skryte kopírovať vždy, keď pošlete e-mail jednej osobe alebo skupine. Môžete napríklad chcieť, aby váš nadriadený alebo oddelenie ľudských zdrojov BCC správne zdokumentovali korešpondenciu s niekým. V inom prípade je skupinová Skrytá kópia skvelým spôsobom, ako poslať e-mail mnohým ľuďom (napríklad bulletin alebo leták) bez toho, aby ste im poskytli prístup ku kontaktným informáciám všetkých ostatných.

Vytvorenie pravidla BCC v programe Microsoft Outlook

1. Kliknite File v programe Microsoft Outlook.
2. Vyberte Info z ponuky vľavo.
3. Vyberte krabicu, Manage Rules & Alerts.

Ďalej je čas vytvoriť pravidlá pre BCC. Neexistuje spôsob, ako vytvoriť automatické BCC v programe Microsoft Outlook, ktorý vyžaduje iba jeden krok. Stále je to však možné vytvorením dvoch samostatných pravidiel

Vytvorte skupinu

1. Kliknite New Rule v ľavej hornej časti poľa Pravidlá a upozornenia.
2. Vyberte si Apply rule on messages I send v časti Začať z prázdneho pravidla.
3. Vyberte Next.
4. začiarknite políčko, send to people or public group.
5. Kliknite na People or Public Group na výber príjemcov.
6. Pridať the recipient (or recipients). E-maily si môžete vybrať zo svojho adresára alebo ich napísaním do To.
7. Kliknite OK.

Ďalej vytvárame kategóriu, ktorá sa neskôr použije na automatické odosielanie e-mailov so skrytou kópiou:

1. Kliknite Next.
2. Začiarknite políčko vedľa assign it to the category category.
3. Vyberte Category v časti Upraviť popis pravidla.
4. Skontrolujte existujúce category alebo vytvorte nový.
5. Kliknite Next.
6. Vyberte Next.
7. Pridaj name for the rule.
8. Vyberte si Finish.

Poznámka: Toto pravidlo sa spustí, len keď otvoríte Microsoft Outlook.

Prvé pravidlá naznačovali, že vždy, keď pošlete e-mail jednému alebo viacerým ľuďom, bude mu priradená kategória. Teraz je čas vytvoriť pravidlo, ktoré bude prijaté e-maily automaticky preposielať na iný e-mail. V tomto prípade sebe alebo niekomu inému.

Aktivujte funkciu Auto Forward

Pred posunom vpred nezabudnite kliknúť na Sent folder pre váš e-mail v programe Microsoft Outlook. Inak to nebude fungovať.

1. Kliknite New Rule v ľavej hornej časti poľa Pravidlá a upozornenia.
2. Vyberte si Apply Rule On Messages I Receive v časti Začať od prázdneho pravidla.
3. Vyberte Next.
4. Skontrolujte Assigned to Category Category.

Odtiaľ:

1. Kliknite Category pod krokom 2.
2. Vyberte kategóriu vybratú vyššie.
3. Vyberte OK.
4. Kliknite Next.
5. Začiarknite políčko pre Forward It to People or Public Group.
6. Vyberte si People or public group v spodnej časti.
7. Pridajte forward email v poli Komu.
8. Vyberte Next twice.
9. Uveďte name of the rule.
10. Vyberte si Finish.

Poznámka: Toto pravidlo sa spustí, len keď otvoríte Microsoft Outlook.

Podľa týchto pravidiel, keď je e-mail odoslaný jednému alebo viacerým ľuďom (pravidlo 1), v konečnom dôsledku sa prepošle niekomu inému (alebo skupine ľudí) prostredníctvom BCC (pravidlo 2). Pravidlá môžete kedykoľvek upraviť tak, že sa vrátite do File > Info a výberom položky Spravovať pravidlá a upozornenia.

Vytvorte si to a zabudnite na to

Keď potrebujete zdokumentovať e-maily odoslané iným zverejnením BCC, môžete to urobiť zakaždým manuálne alebo vytvoriť dve pravidlá, takže sa to vždy vykoná automaticky. Na čo čakáte, zamierte do Microsoft Outlooku a začnite vytvárať svoje pravidlá!