Le versioni più recenti di Microsoft Word consentono di limitare le modifiche ad alcune o tutte le sezioni di un documento. Ecco come.

A meno che non salvi un documento Word come di sola lettura, chiunque abbia una copia del file può modificarlo. Nella maggior parte dei casi è anche abbastanza facile bypassare la protezione di sola lettura su un file. Ciò rende più difficile proteggere un documento da modifiche non necessarie a meno che tu non decida di cambiare formato e salvarlo come PDF.

In questo modo, tuttavia, si limitano le modifiche al documento nel suo insieme. Per fortuna, Microsoft Word include controlli aggiuntivi che consentono di proteggere parti di un documento di Word dalla modifica.

È possibile limitare le modifiche limitando le opzioni di formattazione disponibili o limitando le aree che possono essere modificate. Se fai parte di un dominio Windows, puoi anche utilizzare il servizio di gestione dei diritti (RMS) per limitare la modifica dei documenti, in base al tuo account utente. Per proteggere parti di un documento Word dalla modifica, ecco cosa devi fare.

Limita la modifica dei documenti di Word in base allo stile di formattazione

Se vuoi consentire le modifiche al tuo documento Word, ma limitare il tipo di formattazione che può essere utilizzato (ad esempio, per mantenere uno stile prestabilito), puoi farlo usando il Restrict Editing menù.

Per accedervi, apri il tuo documento Word. Dalla barra multifunzione, premere Review > Restrict Editing. Apparirà un pannello del menu sulla destra.

Limita l'opzione di modifica in Microsoft Word

Per limitare l’uso di determinati stili di formattazione, selezionare il Limit formatting to a selection of styles casella di controllo, quindi premere il tasto Settings sotto.

Limita l'opzione di formattazione in Microsoft Word

Nel menu, seleziona gli stili che desideri consentire al tuo documento. Se si desidera utilizzare l’opzione minima consigliata da Word (con solo gli stili di base disponibili), premere Recommended Minimum. In alternativa, premere None o All per selezionare o deselezionare tutti gli elementi.

Quando sei soddisfatto delle opzioni di formattazione selezionate, premi OK per salvare le impostazioni.

Menu delle opzioni delle restrizioni di formattazione delle parole

Le impostazioni di formattazione verranno applicate dopo aver applicato la modifica. Per fare ciò, premere il Yes, Start Enforcing Protection opzione.

Abilita l'applicazione della protezione dei documenti in Word

Nel Start Enforcing Protection, fornire una password di controllo. Ciò impedirà agli utenti senza la password di disabilitare la protezione. Tuttavia, poiché il documento non è crittografato, queste restrizioni possono essere aggirate con una certa facilità.

In alternativa, seleziona User authentication, con solo gli utenti autorizzati su un dominio Windows autorizzati a rimuovere la password. Il documento verrà crittografato, ma questa scelta è riservata agli utenti aziendali o didattici che utilizzano il servizio di gestione dei diritti (RMS).

Premere OK per salvare la tua scelta.

Opzioni di applicazione per la protezione dei documenti di Word

Una volta salvate, solo le opzioni di formattazione selezionate saranno disponibili nel documento. Non sarai in grado di utilizzare altre opzioni di formattazione senza disabilitare l’applicazione e riportare il documento alla normalità.

Limita la modifica dei documenti di Word in base alla selezione

Se vuoi limitare le modifiche al tuo documento ad alcune aree (ad esempio, singoli paragrafi o righe), puoi farlo anche usando il Restrict Editing menù.

Inizia aprendo il documento e premendo Review > Restrict Editing. Dal pannello del menu a destra, fare clic su Allow only this type of editing in the document casella di controllo, quindi selezionare il No changes (Read only) opzione.

Abilita le restrizioni di modifica in Word

Ciò impedirà la modifica delle aree non coperte da eccezioni. Per aggiungere un’eccezione, seleziona un’area del documento (da una singola parola a un intero paragrafo o pagina), quindi premi il tasto Everyone casella di controllo, elencata sotto il Exceptions (optional) categoria.

Limitazione dell'accesso in modifica al testo in Word

Ciò consentirà a tutti coloro che hanno accesso al file la possibilità di modificare quella sezione del documento. Se invece vuoi aggiungere restrizioni più rigide (ad esempio, per consentire solo ai singoli utenti il ​​diritto di modificare una sezione), seleziona il contenuto, quindi premi il More users.

Opzione di eccezione per più utenti in Word

Nel pop-up Add users, aggiungi i nomi utente degli utenti Windows locali o gli account utente su un dominio Windows. Premere OK per salvare le tue scelte.

Aggiungi eccezioni di modifica per utente in Word

Con il contenuto selezionato, fai clic sulla casella di controllo accanto al loro nome utente, visibile nella Individuals. Solo quell’utente potrà apportare modifiche. Assicurati che il Everyone la casella di controllo è disabilitata se si desidera che sia così.

Aggiungi un'eccezione utente individuale a Word

Per confermare le restrizioni, premere il tasto Yes, Start Enforcing Protection.

Avvia l'opzione di protezione dell'applicazione in Word

Nel Start Enforcing Protection casella, fornire una password di controllo o scegliere User authentication per dare invece il controllo agli utenti di dominio autorizzati. Premere OK salvare.

Opzioni di applicazione per la protezione dei documenti di Word

Una volta salvate, solo le aree del documento selezionate supporteranno le modifiche (evidenziate in grigio nel documento). Salvo diversa indicazione, solo gli utenti con accesso al file potranno apportare modifiche a tali sezioni.

Utilizzo del servizio di gestione dei diritti (RMS) per limitare le modifiche ai documenti Word

Il Rights Management Service (RMS) su Windows aiuta a impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare, modificare o stampare determinati documenti. Questo tipo di protezione è disponibile solo per gli utenti su un dominio Windows, come gli utenti universitari o aziendali.

Dovrai parlare con l’amministratore di rete per confermare di avere RMS abilitato sulla tua rete. Avrai anche bisogno di un accesso utente sufficiente per limitare la modifica dei documenti in questo modo.

Se ti trovi in ​​un dominio Windows con supporto e accesso RMS, apri il documento di Word. Dalla barra multifunzione, premere File > Info.

Opzione Info in Word

Dal menu, premere Protect Document > Restrict Access > Restricted Access e abilita il Restrict Permission to this document casella di controllo è abilitata. In caso contrario, premere Connect to Rights Management Servers and get templates per connettersi a un server di autenticazione adatto sul tuo dominio.

Opzione di accesso ai documenti con limitazione di Word

Quando richiesto, aggiungi gli indirizzi e-mail di altri utenti per consentire loro un accesso adeguato al tuo documento. Questo dà a quegli utenti l’accesso al file, selezionando Read o Change per dare loro accesso in lettura o scrittura. Premere OK per salvare le modifiche.

Una volta impostato, solo quegli utenti avranno accesso per visualizzare o modificare il documento. L’accesso è limitato anche agli utenti di dominio autorizzati.

Protezione dei documenti d’ufficio

Proteggendo parti di un documento Word dalla modifica, puoi sviluppare tipi di documenti più vari. Ad esempio, limitando alcune sezioni dalle modifiche, puoi trasformare un documento Word in un modulo compilabile che gli utenti possono compilare e restituire. Altri documenti di Office possono essere protetti in modi simili, con la possibilità di crittografare i blocchi appunti di OneNote e proteggere singole pagine e sezioni.

Se esporti il ​​tuo documento Word in un altro formato, puoi comunque proteggere il file dalle modifiche. Se decidi di aggiungere password ai file PDF, ad esempio, puoi limitare chi ha accesso al file, proteggendolo da visualizzazioni non necessarie.

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