Les versions plus récentes de Microsoft Word vous permettent de limiter les modifications à certaines ou à toutes les sections d’un document. Voici comment.

À moins que vous n’enregistriez un document Word en lecture seule, toute personne disposant d’une copie du fichier peut le modifier. Il est également assez facile de contourner la protection en lecture seule sur un fichier dans la plupart des cas. Cela rend plus difficile la protection d’un document contre les modifications inutiles, à moins que vous ne décidiez de changer de format et de l’enregistrer au format PDF.

Cependant, cela limite toute modification du document dans son ensemble. Heureusement, Microsoft Word inclut des contrôles supplémentaires qui vous permettent de protéger des parties d’un document Word contre la modification.

Vous pouvez limiter les modifications en limitant les options de formatage disponibles ou en limitant les zones pouvant être modifiées. Si vous faites partie d’un domaine Windows, vous pouvez également utiliser le service de gestion des droits (RMS) pour restreindre la modification de documents, en fonction de votre compte d’utilisateur. Pour protéger des parties d’un document Word contre la modification, voici ce que vous devrez faire.

Restreindre l’édition de documents Word par style de formatage

Si vous souhaitez autoriser les modifications de votre document Word, mais limiter le type de formatage pouvant être utilisé (par exemple, pour conserver un style défini), vous pouvez le faire à l’aide de la Restrict Editing menu.

Pour y accéder, ouvrez votre document Word. Dans la barre de ruban, appuyez sur Review > Restrict Editing. Un panneau de menu sur la droite apparaîtra.

Restreindre l'option d'édition dans Microsoft Word

Pour limiter l’utilisation de certains styles de mise en forme, sélectionnez le Limit formatting to a selection of styles case à cocher, puis appuyez sur la Settings sous.

Restreindre l'option de formatage dans Microsoft Word

Dans le menu, sélectionnez les styles que vous souhaitez autoriser sur votre document. Si vous souhaitez utiliser l’option minimale recommandée de Word (avec uniquement les styles de base disponibles), appuyez sur Recommended Minimum. Sinon, appuyez sur None ou All pour sélectionner ou décocher tous les éléments.

Une fois que vous êtes satisfait des options de formatage sélectionnées, appuyez sur OK pour enregistrer les paramètres.

Menu des options de restrictions de formatage des mots

Les paramètres de mise en forme s’appliqueront une fois que vous aurez appliqué la modification. Pour ce faire, appuyez sur la Yes, Start Enforcing Protection option.

Activer l'application de la protection des documents dans Word

Dans le Start Enforcing Protection, fournissez un mot de passe de contrôle. Cela empêchera les utilisateurs sans mot de passe de désactiver la protection. Cependant, comme le document n’est pas crypté, ces restrictions peuvent être contournées avec une certaine facilité.

Sinon, sélectionnez User authentication, seuls les utilisateurs autorisés d’un domaine Windows étant autorisés à supprimer le mot de passe. Le document sera crypté, mais ce choix est limité aux utilisateurs professionnels ou éducatifs utilisant le service de gestion des droits (RMS).

Presse OK pour enregistrer votre choix.

Options d'application pour la protection des documents Word

Une fois enregistrées, seules les options de mise en forme que vous avez sélectionnées seront disponibles dans votre document. Vous ne pourrez pas utiliser d’autres options de formatage sans désactiver l’application et ramener votre document à la normale.

Restreindre l’édition de documents Word par sélection

Si vous souhaitez limiter les modifications apportées à votre document à certaines zones (par exemple, des paragraphes ou des lignes uniques), vous pouvez également le faire en utilisant le Restrict Editing menu.

Commencez par ouvrir votre document et appuyez sur Review > Restrict Editing. Dans le panneau de menu à droite, cliquez sur le Allow only this type of editing in the document case à cocher, puis sélectionnez la No changes (Read only) option.

Activer les restrictions d'édition dans Word

Cela empêchera les zones qui ne sont pas couvertes par des exceptions d’être modifiées. Pour ajouter une exception, sélectionnez une zone de votre document (d’un seul mot à un paragraphe ou une page entière), puis appuyez sur la touche Everyone case à cocher, répertoriée sous la Exceptions (optional) Catégorie.

Restreindre l'accès en modification au texte dans Word

Cela permettra à toute personne ayant accès au fichier de modifier cette section de votre document. Si vous souhaitez plutôt ajouter des restrictions plus strictes (par exemple, pour n’autoriser que des utilisateurs individuels à modifier une section), sélectionnez le contenu, puis appuyez sur la touche More users.

Option d'exception Plus d'utilisateurs dans Word

Dans la pop-up Add users, ajoutez les noms d’utilisateurs des utilisateurs Windows locaux ou des comptes d’utilisateurs sur un domaine Windows. Presse OK pour enregistrer vos choix.

Ajouter des exceptions de modification par utilisateur dans Word

Une fois le contenu sélectionné, cochez la case à côté de son nom d’utilisateur, visible dans le Individuals. Seul cet utilisateur pourra apporter des modifications. Assurez-vous que le Everyone la case à cocher est désactivée si vous voulez que ce soit le cas.

Ajouter une exception utilisateur individuelle à Word

Pour confirmer les restrictions, appuyez sur la Yes, Start Enforcing Protection.

Démarrer l'option de protection de l'application dans Word

Dans le Start Enforcing Protection case, fournissez un mot de passe de contrôle ou choisissez User authentication pour donner le contrôle aux utilisateurs de domaine autorisés à la place. Presse OK sauver.

Options d'application pour la protection des documents Word

Une fois enregistrées, seules les zones du document que vous avez sélectionnées prendront en charge les modifications (surlignées en gris dans votre document). Sauf indication contraire, seuls les utilisateurs ayant accès au fichier pourront apporter des modifications à ces sections.

Utilisation du service de gestion des droits (RMS) pour limiter les modifications apportées aux documents Word

La Rights Management Service (RMS) sous Windows permet d’empêcher les utilisateurs non autorisés d’afficher, de modifier ou d’imprimer certains documents. Ce type de protection n’est disponible que pour les utilisateurs d’un domaine Windows, tels que les utilisateurs universitaires ou d’entreprise.

Vous devrez parler à l’administrateur réseau pour confirmer que vous avez activé RMS sur votre réseau. Vous aurez également besoin d’un accès utilisateur suffisant pour restreindre l’édition de documents de cette manière.

Si vous êtes sur un domaine Windows avec prise en charge et accès RMS, ouvrez votre document Word. Dans la barre de ruban, appuyez sur File > Info.

Option d'informations dans Word

Dans le menu, appuyez sur Protect Document > Restrict Access > Restricted Access et activer le Restrict Permission to this document la case à cocher est activée. Sinon, appuyez sur Connect to Rights Management Servers and get templates pour vous connecter à un serveur d’authentification approprié sur votre domaine.

Word restreindre l'option d'accès aux documents

Lorsque vous y êtes invité, ajoutez les adresses e-mail des autres utilisateurs pour leur donner un accès approprié à votre document. Cela permet à ces utilisateurs d’accéder au fichier, en sélectionnant Read ou Change pour leur donner un accès en lecture ou en écriture. Presse OK pour enregistrer les modifications.

Une fois défini, seuls ces utilisateurs auront accès pour afficher ou modifier le document. L’accès est également limité aux utilisateurs autorisés du domaine uniquement.

Protéger les documents de bureau

En protégeant des parties d’un document Word contre la modification, vous pouvez développer des types de documents plus variés. Par exemple, en limitant certaines sections des modifications, vous pouvez transformer un document Word en un formulaire à remplir que les utilisateurs peuvent remplir et renvoyer. D’autres documents Office peuvent être protégés de la même manière, avec la possibilité de chiffrer les blocs-notes OneNote et de protéger des pages et des sections individuelles.

Si vous exportez votre document Word dans un autre format, vous pouvez toujours protéger le fichier contre les modifications. Si vous décidez d’ajouter des mots de passe aux fichiers PDF, par exemple, vous pouvez limiter qui a accès au fichier, le protégeant des vues inutiles.

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