Microsoft Wordin uudempien versioiden avulla voit rajoittaa muokkauksia joihinkin tai kaikkiin asiakirjan osiin. Toimi näin.

Jos et tallenna Word-asiakirjaa vain luku -tilassa, kuka tahansa, jolla on kopio tiedostosta, voi muokata sitä. Useimmissa tapauksissa on myös melko helppoa ohittaa tiedoston vain luku -suojaus. Tämä vaikeuttaa asiakirjan suojaamista tarpeettomilta muutoksilta, ellet päätä vaihtaa muotoa ja tallentaa sitä PDF-tiedostona.

Tämä kuitenkin rajoittaa asiakirjan muutokset kokonaisuudessaan. Onneksi Microsoft Word sisältää lisäsäätimiä, joiden avulla voit suojata Word-asiakirjan osia muokkaukselta.

Voit rajoittaa muutoksia rajoittamalla käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja tai rajoittamalla muokattavia alueita. Jos kuulut Windows-toimialueeseen, voit myös käyttää RMS-palvelua rajoittamaan asiakirjojen muokkaamista käyttäjätilisi perusteella. Suojaaksesi Word-asiakirjan osia muokkaukselta, sinun on tehtävä seuraava.

Rajoita Word-asiakirjan muokkaamista muotoilutyylillä

Jos haluat sallia muutokset Word-asiakirjaasi, mutta rajoittaa käytettävän muotoilun tyyppiä (esimerkiksi määritetyn tyylin ylläpitämiseksi), voit tehdä tämän käyttämällä Restrict Editing valikosta.

Pääset siihen avaamalla Word-asiakirjasi. Paina nauhapalkista Review > Restrict Editing. Oikealla oleva valikkopaneeli tulee näkyviin.

Rajoita muokkausvaihtoehtoa Microsoft Wordissa

Jos haluat rajoittaa tiettyjen muotoilutyylien käyttöä, valitse Limit formatting to a selection of styles -valintaruutu ja paina sitten Settings pinnan alla.

Rajoita muotoiluvaihtoehtoa Microsoft Wordissa

Valitse valikosta tyylit, jotka haluat sallia asiakirjassasi. Jos haluat käyttää Wordin suosittelemaa vähimmäisasetusta (vain perustyylejä saatavilla), paina Recommended Minimum. Vaihtoehtoisesti paina None tai All valitaksesi kaikki kohteet tai poistaaksesi valinnan.

Kun olet tyytyväinen valittuihin muotoiluvaihtoehtoihin, paina OK tallentaaksesi asetukset.

Word-muotoilurajoitusten asetusvalikko

Muotoiluasetukset tulevat voimaan, kun olet ottanut muutoksen käyttöön. Voit tehdä tämän painamalla Yes, Start Enforcing Protection vaihtoehto.

Ota asiakirjasuojaus käyttöön Wordissa

Vuonna Start Enforcing Protection, anna ohjaussalasana. Tämä estää käyttäjiä ilman salasanaa poistamasta suojausta. Koska asiakirjaa ei kuitenkaan ole salattu, nämä rajoitukset voidaan ohittaa melko helposti.

Vaihtoehtoisesti valitse User authentication, jossa vain Windows-toimialueen valtuutetut käyttäjät voivat poistaa salasanan. Asiakirja salataan, mutta tämä valinta on rajoitettu yrityksille tai oppilaitoksille, jotka käyttävät oikeuksien hallintapalvelua (RMS).

Lehdistö OK tallentaaksesi valintasi.

Word-asiakirjojen suojauksen täytäntöönpanoasetukset

Kun olet tallentanut, vain valitsemasi muotoiluvaihtoehdot ovat käytettävissä asiakirjassasi. Et voi käyttää muita muotoiluvaihtoehtoja poistamatta pakottamista käytöstä ja palauttamatta asiakirjaa normaaliksi.

Rajoita Word-asiakirjan muokkausta valinnalla

Jos haluat rajoittaa asiakirjan muutokset tiettyihin alueisiin (esimerkiksi yksittäisiin kappaleisiin tai riveihin), voit tehdä tämän myös käyttämällä Restrict Editing valikosta.

Aloita avaamalla asiakirja ja painamalla Review > Restrict Editing. Napsauta oikealla olevasta valikkopaneelista Allow only this type of editing in the document -valintaruutu ja valitse sitten No changes (Read only) vaihtoehto.

Ota muokkausrajoitukset käyttöön Wordissa

Tämä estää alueita, joita poikkeukset eivät kata, muokkaamisen. Voit lisätä poikkeuksen valitsemalla asiakirjan alueen (yhdestä sanasta kokonaiseen kappaleeseen tai sivuun) ja painamalla sitten -painiketta Everyone -valintaruutu, joka on lueteltu alla Exceptions (optional) kategoria.

Tekstin muokkausoikeuden rajoittaminen Wordissa

Näin kaikki, joilla on pääsy tiedostoon, voivat muokata asiakirjan kyseistä osaa. Jos haluat sen sijaan lisätä tiukempia rajoituksia (esimerkiksi antaa vain yksittäisille käyttäjille oikeus muokata osiota), valitse sisältö ja paina sitten More users.

Lisää käyttäjiä -poikkeusvaihtoehto Wordissa

Ponnahdusikkunassa Add users, lisää paikallisten Windows-käyttäjien tai Windows-toimialueen käyttäjätilien käyttäjätunnukset. Lehdistö OK tallentaaksesi valintasi.

Lisää muokkauspoikkeuksia käyttäjän mukaan Wordissa

Kun sisältö on valittuna, napsauta käyttäjänimen vieressä olevaa valintaruutua, joka näkyy Individuals. Vain kyseinen käyttäjä voi tehdä muutoksia. Varmista, että Everyone -valintaruutu on poistettu käytöstä, jos haluat asian olevan näin.

Lisää yksittäisen käyttäjän poikkeus Wordiin

Vahvista rajoitukset painamalla Yes, Start Enforcing Protection.

Käynnistä Enforcement Protection Option Wordissa

Vuonna Start Enforcing Protection ruutuun, anna ohjaussalasana tai valitse User authentication antaa hallinnan sen sijaan valtuutetuille verkkotunnuksen käyttäjille. Lehdistö OK pelastaa.

Word-asiakirjojen suojauksen täytäntöönpanoasetukset

Kun olet tallentanut, vain valitsemasi asiakirjan alueet tukevat muokkauksia (korostettu harmaalla asiakirjassasi). Ellei toisin mainita, vain käyttäjät, joilla on pääsy tiedostoon, voivat tehdä muutoksia näihin osiin.

Oikeushallintapalvelun (RMS) käyttö Word-asiakirjojen muutosten rajoittamiseen

The Rights Management Service (RMS) Windowsissa auttaa estämään luvattomia käyttäjiä katsomasta, muokkaamasta tai tulostamasta tiettyjä asiakirjoja. Tämäntyyppinen suojaus on saatavilla vain Windows-toimialueen käyttäjille, kuten yliopisto- tai yrityskäyttäjille.

Sinun on puhuttava verkon ylläpitäjän kanssa vahvistaaksesi, että RMS on käytössä verkossasi. Tarvitset myös riittävät käyttäjäoikeudet rajoittaaksesi asiakirjojen muokkaamista tällä tavalla.

Jos käytät Windows-toimialuetta, jossa on RMS-tuki ja käyttöoikeudet, avaa Word-asiakirja. Paina nauhapalkista File > Info.

Tietovaihtoehto Wordissa

Paina valikosta Protect Document > Restrict Access > Restricted Access ja ota käyttöön Restrict Permission to this document -valintaruutu on käytössä. Muussa tapauksessa paina Connect to Rights Management Servers and get templates muodostaaksesi yhteyden sopivaan todennuspalvelimeen verkkotunnuksessasi.

Word rajoittaa asiakirjan pääsyä vaihtoehto

Lisää pyydettäessä muiden käyttäjien sähköpostiosoitteet, jotta he voivat käyttää asiakirjaasi asianmukaisesti. Tämä antaa käyttäjille pääsyn tiedostoon valitsemalla Read tai Change antaa heille luku- tai kirjoitusoikeudet. Lehdistö OK tallentaaksesi muutokset.

Kun se on määritetty, vain kyseiset käyttäjät voivat tarkastella tai muokata asiakirjaa. Pääsy on myös rajoitettu vain valtuutetuille verkkotunnuksen käyttäjille.

Office-asiakirjojen suojaaminen

Suojaamalla Word-asiakirjan osia muokkaukselta voit kehittää monipuolisempia asiakirjoja. Esimerkiksi rajoittamalla joitakin osia muutoksilta voit muuttaa Word-asiakirjan täytettäväksi lomakkeeksi, jonka käyttäjät voivat täyttää ja palauttaa. Muut Office-asiakirjat voidaan suojata samalla tavalla, kun OneNote-muistikirjat voidaan salata ja yksittäisiä sivuja ja osia voidaan suojata.

Jos viet Word-asiakirjan toiseen muotoon, voit silti suojata tiedoston muutoksilta. Jos päätät lisätä salasanoja esimerkiksi PDF-tiedostoihin, voit rajoittaa tiedostoon pääsyä suojaamalla sitä tarpeettomilta näkymiltä.

Rate this post
Edellinen artikkeliKuinka suojata Maciasi Adobe Flash -haavoittuvuuksilta
Seuraava artikkeliKuinka järjestää sivut uudelleen Wordissa