Tarvitsetko apua Microsoft Outlook -postilaatikon järjestämisessä? Tee tärkeistä sähköpostiviesteistä erottuva seuraamalla näitä ohjeita.

Melkein jokaisen toimiston työntekijän on kohdattava joskus raskas sähköpostilaatikko. Onneksi Microsoft Outlook -käyttäjät voivat hyödyntää erilaisia ​​ominaisuuksia, jotka on suunniteltu erottamaan tärkeät sähköpostit.

Näitä ovat ehdollinen muotoilu ja väriluokat, joiden avulla voit lisätä sähköpostiisi erilaisia ​​kirjasimia ja värejä. Näin voit käyttää näitä ominaisuuksia Outlookissa.

Ehdollisen muotoilun käyttö Outlookissa

Ehdollisen muotoilun avulla voit määrittää Outlook-sähköpostien muotoilusääntöjä. Voit määrittää eri värejä, fontteja ja tyylejä sähköpostiviesteillesi sellaisina kuin ne näkyvät postilaatikossasi. Aloita luomalla uusi ehdollinen muotoilusääntö.

Napsauta Outlookissa View > View Settings in Current View. Vuonna Advanced View Settingsklikkaus Conditional Formatting.

Ehdollisen muotoilun valinnat -painike Microsoft Outlookissa

Uuden ehdollisen muotoilusäännön luominen

Outlook käyttää jo ehdollisia muotoilusääntöjä tietyille skenaarioille, kuten näet Conditional Formattings ikkuna. Esimerkiksi lukemattomat sähköpostit näkyvät sinisellä tekstillä käyttämällä Segoe UI -fonttia.

Lisää oma ehdollinen muotoilusääntö napsauttamalla Add.

Napsauta Lisää lisätäksesi uuden ehdollisen muotosäännön Outlookissa

Anna säännölle sopiva nimi ja napsauta sitten Font määrittääksesi muotoiluasetukset, kuten fontin, värin ja koon.

Klikkaus OK vahvistaaksesi kirjasinasetukset.

Valitse ehdollisen muotoilun kirjasinsäännöt Outlookissa

Kun säännön muotoilutyyli on asetettu, napsauta Condition.

Microsoft Outlookin ehdollisen muotoilun ehdot -painike

Täältä voit asettaa säännön koskemaan automaattisesti sähköposteja, jotka sisältävät tiettyjä avainsanoja, tai sähköposteihin, jotka on lähetetty tietyistä sähköpostiosoitteista.

Muotoilu sähköpostiosoitteen mukaan

Jos haluat lisätä säännön, joka koskee tietyn lähettäjän sähköposteja, kirjoita sähköpostiosoite -kenttään From, erottamalla useat sähköpostiosoitteet puolipisteellä. Voit käyttää tätä kaikkiin yhdestä sivustosta lähetettyihin sähköposteihin kirjoittamalla @domain.comkorvaa domain.com oikealla verkkotunnuksella.

Voit tehdä tämän myös lähettämillesi sähköpostiviesteille kirjoittamalla sähköpostiosoitteen kenttään Send To sen sijaan.

Ehdollisen muotoilusäännön asettaminen sähköpostitse Outlookissa

Muotoilu avainsanahaun mukaan

Jos haluat soveltaa ehdollista muotoilusääntöäsi sanoja sisältäviin sähköposteihin, kirjoita avainsana (tai avainsanat) -kenttään Search for the words.

Valitse Subject field only alla olevasta avattavasta valikosta, jos haluat etsiä vain aihekenttään valitsemiasi avainsanoja, tai Subject field and message body etsiäksesi koko sähköpostin.

Ehdollinen muotoilu avainsanan mukaan Outlookissa

Edistyneet ehdolliset muotoilusäännöt

Voit luoda lisää monimutkaisia ​​muotoilusääntöjä More Choices ja Advanced välilehdet. Täältä voit soveltaa uutta sääntöäsi sähköposteihin niiden lukutilan, tärkeyden, seurantalipun, koon ja muiden perusteella.

Jos haluat esimerkiksi asettaa sääntösi koskemaan vain lukemattomia sähköposteja, napsauta Only items that are -valintaruutu kohdassa More Choices -välilehti ja valitse sitten Unread avattavasta valikosta.

Ehdollinen muotoilu sähköpostin tilan mukaan Outlookissa

Vuonna Advanced, voit luoda säännöllesi tiettyjä hakuja käyttämällä lähes kaikkia saatavilla olevia Outlook-tietoja. Napsauttamalla Fields antaa sinulle satoja vaihtoehtoja, joista valita. Yleisimmät kentät on lueteltu alla Frequently-used fields.

Klikkaus Add to List lisätäksesi tämän tarkennetun hakuehdon muotoilusääntöösi. Alla oleva esimerkki näyttää tarkennetun haun kaikille sähköposteille, jotka sisältävät Ben in Subject.

Edistyneet ehdollisen muotoilun säännöt Outlookissa

Kun olet tyytyväinen sääntöösi, napsauta OK vahvistamaan sitten OK sulkeaksesi Conditional Formattings ikkuna.

Sähköpostiluokkien käyttö

Vaikka Outlook-sähköpostit on mahdollista luokitella hakukansioiden avulla, toinen tapa korostaa tärkeitä sähköposteja on käyttää luokkaa. Luokilla on erillinen nimi ja väritunniste, joten voit tarkastella niitä erikseen.

Vihreä-kelta-punainen värijärjestelmä voisi auttaa sinua priorisoimaan esimerkiksi tärkeimmät sähköpostit. Oletusarvoisesti Outlook tarjoaa luokkia sinisellä, vihreällä, oranssilla, violetilla, punaisella ja keltaisella. Voit muokata näitä tai luoda omia käyttämällä vaihtoehtoisia värejä ja nimiä.

Luokkien luominen tai muokkaaminen

Jos haluat luoda uuden luokan tai muokata olemassa olevaa, napsauta Home > Categorize > All Categories.

Väriluokkien luokitteluvalikko Outlookissa

Klikkaus New luodaksesi uuden luokan. Valitse luokkasi väri avattavasta valikosta ja anna sille nimi Name edellä.

Uuden väriluokan luominen Outlookissa

Klikkaus OK tallentaaksesi kategoriasi.

Luokan manuaalinen lisääminen Outlook-sähköposteihin

Jos haluat käyttää luokkaa manuaalisesti Outlook-sähköpostiin, valitse se Outlook-kansionäkymästä. Klikkaus Home > Categorizeja napsauta sitten luokkaasi.

Määritä väriluokka manuaalisesti Outlookissa

Luokkasi näkyy värillisenä neliönä Outlookin oletuskansionäkymässä kuittiajan ja päivämäärän yläpuolella. Luokkasi nimi näkyy sähköpostin aiheen alapuolella sähköpostinäkymässä.

Voit tarkastella sähköposteja luokittain napsauttamalla View > Categories ja vieritä luokkaasi vastaavaan osioon.

Sähköpostit on lajiteltu väriluokan mukaan Outlookissa

Outlook-kategorioiden automaattinen käyttöönotto

Voit myös käyttää Outlookin sääntöjä luokkien lisäämiseen tiettyihin sähköposteihin automaattisesti. Voit tehdä sen napsauttamalla File > Info > Manage Rules & Alerts.

Vuonna Email Rules -lta Rules and Alerts valikosta, napsauta New Rule.

Uuden säännön luominen Outlookissa

Valitse Apply rule on messages I receive ennen kuin napsautat Next.

Tyhjän säännön luominen Outlookissa

Valitse väriluokkasäännön hakuehdot. Jos haluat esimerkiksi soveltaa sääntöä sähköposteihin tietystä sähköpostiosoitteesta tai verkkotunnuksen nimestä, napsauta From people or public group valintaruutu.

Vuonna Vaihe 2 alla olevalla alueella, napsauta ehtoja uudelleen (alleviivattu sinisellä). Vieressä From kirjoita alareunaan sähköpostiosoitteesi tai verkkotunnuksesi.

Jos Outlook löytää sähköpostiosoitteen olemassa olevasta postilaatikostasi, valitse se näkyviin tulevasta luettelosta ja napsauta sitten OK. Jos se ei onnistu, napsauta Cancel. Sääntö luodaan siitä huolimatta. Klikkaus Next jatkaa.

Uuden Outlook-säännön hakuehtojen valitseminen

Voit määrittää säännön toiminnon seuraavassa vaiheessa. Napsauta ottaaksesi käyttöön Assign to the category category in Vaihe 1 -osio.

Valitse tälle säännölle määritettävä luokka napsauttamalla a category in Vaihe 2 alla olevasta osiosta, ennen kuin napsautat OKsitten Next.

Toiminnon asettaminen uudelle Outlook-säännölle

Seuraavassa vaiheessa voit valita poikkeuksia tähän sääntöön. Valitse nämä, kuten yllä, tai napsauta Next jatkaa.

Anna viimeisessä vaiheessa nimi väriluokkasäännöllesi ja valitse sitten Run this rule now on messages already in Inbox -valintaruutu käyttääksesi sitä takautuvasti kaikkiin olemassa oleviin sähköposteihisi.

Uuden Outlook-säännön vahvistaminen

Klikkaus Finish luodaksesi ja suorittaaksesi säännön. Väriluokkaa sovelletaan sähköposteihisi valitsemiesi kriteerien mukaisesti.

Älä missaa tärkeitä Outlook-sähköpostiviestejäsi

Väriluokkien ja ehdollisten muotoilusääntöjen käyttäminen on loistava tapa saada lähettämäsi ja vastaanottamasi tärkeät sähköpostit erottumaan Outlookissa. Älä unohda parantaa Outlookin tuottavuutta entisestään käyttämällä Outlookin lisäsääntöjä ja seurantalippuja, joiden avulla voit seurata sähköpostiketjuja ja tärkeitä tehtäviä.

Voit myös käyttää Outlookin pikaosia lisätäksesi nopeasti yleisiä lausuntoja sähköpostivastauksiin.

Rate this post
Edellinen artikkeliKuinka saada Gmail näyttämään ja tuntumaan entiseltä
Seuraava artikkeliiTunes for Windows käynnistyy ja suorita nopeammin