Tietojen validointi lisää laskentataulukoiden johdonmukaisuutta ja tekee laskentataulukoista käyttäjäystävällisempiä.
Aiemmin tarkistimme Excel 2010:n tietojen vahvistusominaisuuden, ja tänään aion tarkastella samaa ominaisuutta Google-dokumenteissa. 26. elokuuta 2010 Google Docs laskentataulukot (alias Google Sheets) lisäsivät solunsisäisen pudotusvalikon ja vahvistuksen laskentataulukoihin, mikä tuo sen askeleen lähemmäksi ominaisuuksien pariteettia Excelin kanssa.
Joten, mitä kaikkea tämä tietojen validointijazz tekee? Yksinkertainen – se rajoittaa solun arvot ennalta asetettuun luetteloon tai tiettyyn alueeseen.
Esimerkiksi, jos sinulla oli a Status laskentataulukossa, joka pitää kirjaa erilaisista projekteistasi useille asiakkaillesi, voit rajoittaa kyseisen sarakkeen kelvolliset merkinnät Completed, In Progress, Cancelled, jne., jne. Tällä tavalla teet Google Docs -laskentataulukostasi käyttäjäystävällisemmän (vähemmän kirjoittamista – voit valita merkinnän avattavasta valikosta) ja auttaa estämään kirjoitusvirheet ja virheet. On monia eri tapoja määrittää tämä ja valita muutama eri vaihtoehto.
Update: Tämä viesti julkaistiin alun perin vuonna 2010. Jotkut asetusten nimet ja valikot ovat muuttuneet. Olen päivittänyt kuvakaappaukset ja jotkin alla olevista vaiheista vastaavasti. Nauttia!
Table of Contents
Google-dokumenttien solun sisäisen pudotusvalikon vahvistamisen lisääminen {Screencast}
Editor’s note: Tämä video on melko vanhentunut, mutta se antaa sinulle yleiskuvan siitä, kuinka validointi toimii Google Docsissa. Katso vaiheittaiset ohjeet nähdäksesi uusimmat kuvakaappaukset – joidenkin vaihtoehtojen ja asetusten nimet ovat muuttuneet.
Google-dokumenttien solun sisäisen avattavan valikon vahvistusohjeet {Step-by-Step}
Vaihe 1
Valitse solu tai solut, joihin haluat lisätä tietojen vahvistuksen. Voit valita useita soluja pitämällä Shift-näppäintä painettuna ja napsauttamalla solualuetta.
Vaihe 2
Klikkaus Data ja valitse Data validation…. Vaihtoehtoisesti voit oikealla painikkeella valitsemasi solut ja valitse Data Validation…
Vaihe 3
Valitse avattavasta Kriteerit-valikosta List from range.
Vaihe 4
Kirjoita solualue, jota haluat käyttää syöttövaihtoehtoina. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa ruudun oikealla puolella olevaa painiketta ja valita alueen hiirellä (tämä vaihtoehto on helpompi). Voit jopa valita alueen eri laskentataulukosta asiakirjassa.
Sen sijaan, että luot luettelon alueelta, voit syöttää kohteiden luettelon myös manuaalisesti. Valitse Enter list items ja kirjoita ne oikealla olevaan ruutuun. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun kelvollisia tietojasi ei ole vielä sisällytetty laskentataulukkoon.
Vaihe 5
Täytä lisävaihtoehdot.
Jos haluat näyttää ohjetekstin, kun käyttäjä vie hiiren osoittimen datatarkistetun solun päälle, tarkista Show validation help text ja kirjoita teksti alla olevaan kenttään.
Tarkistaa Show dropdown list in cell jos annat käyttäjien valita kelvollisia vaihtoehtoja valikosta.
Jos haluat sallia virheelliset tiedot, mutta näyttää varoituksen, valitse Show warning varten On invalid data. Tällä asetuksella voit kirjoittaa tänne mitä haluat, mutta saat ilmoituksen, että se ei ole kelvollisten tietojen luettelossa. Valitseminen Reject input Tämä vaihtoehto aiheuttaa virheellisten merkintöjen hylkäämisen.
Klikkaus Save kun olet valmis.
Kun olet määrittänyt tietojen tarkistuksen, solun oikeassa yläkulmassa on nuoli.
Ohjeteksti näkyy työkaluvihjeenä, kun valitset solun.
Jos olet sallinut virheelliset merkinnät, näet varoituksen, jos kirjoitat tietoja, jotka eivät sisälly luetteloon tai määritetylle alueelle. Tämä näkyy oranssina kolmiona oikeassa yläkulmassa.
Sain sen? Hyvä. Mene eteenpäin ja vahvista!
Do you use cell validation? Tell us how in the comments below!
