Las versiones más recientes de Microsoft Word le permiten restringir las ediciones a algunas o todas las secciones de un documento. Así es cómo.

A menos que guarde un documento de Word como de solo lectura, cualquier persona que tenga una copia del archivo puede editarlo. También es bastante fácil eludir la protección de solo lectura en un archivo en la mayoría de los casos. Esto hace que sea más difícil proteger un documento de cambios innecesarios a menos que decida cambiar de formato y guardarlo como PDF.

Sin embargo, hacer esto restringe cualquier cambio al documento como un todo. Afortunadamente, Microsoft Word incluye controles adicionales que le permiten proteger partes de un documento de Word para que no se editen.

Puede restringir los cambios limitando las opciones de formato disponibles o restringiendo las áreas que se pueden editar. Si es parte de un dominio de Windows, también puede usar el Servicio de administración de derechos (RMS) para restringir la edición de documentos, según su cuenta de usuario. Para proteger partes de un documento de Word de la edición, esto es lo que debe hacer.

Restringir la edición de documentos de Word por estilo de formato

Si desea permitir cambios en su documento de Word, pero restringir el tipo de formato que se puede usar (por ejemplo, para mantener un estilo establecido), puede hacerlo usando el Restrict Editing menú.

Para acceder a él, abra su documento de Word. Desde la barra de la cinta, presione Review > Restrict Editing. Aparecerá un panel de menú a la derecha.

Restringir la opción de edición en Microsoft Word

Para limitar el uso de ciertos estilos de formato, seleccione la Limit formatting to a selection of styles casilla de verificación, luego presione la Settings debajo.

Restringir la opción de formato en Microsoft Word

En el menú, seleccione los estilos que desea permitir en su documento. Si desea utilizar la opción mínima recomendada de Word (con solo estilos básicos disponibles), presione Recommended Minimum. Alternativamente, presione None o All para seleccionar o desmarcar todos los elementos.

Una vez que esté satisfecho con las opciones de formato seleccionadas, presione OK para guardar la configuración.

Menú de opciones de restricciones de formato de Word

La configuración de formato se aplicará una vez que haya aplicado el cambio. Para hacer esto, presione el botón Yes, Start Enforcing Protection opción.

Habilitar la aplicación de la protección de documentos en Word

En el Start Enforcing Protection, proporcione una contraseña de control. Esto evitará que los usuarios sin contraseña deshabiliten la protección. Sin embargo, como el documento no está encriptado, estas restricciones se pueden eludir con cierta facilidad.

Alternativamente, seleccione User authentication, y solo los usuarios autorizados en un dominio de Windows pueden eliminar la contraseña. El documento se cifrará, pero esta opción está restringida a usuarios corporativos o educativos que utilicen el Servicio de administración de derechos (RMS).

Prensa OK para guardar su elección.

Opciones de cumplimiento para la protección de documentos de Word

Una vez guardado, solo las opciones de formato que seleccionó estarán disponibles en su documento. No podrá usar otras opciones de formato sin deshabilitar la aplicación y devolver su documento a la normalidad.

Restringir la edición de documentos de Word por selección

Si desea limitar los cambios a su documento a ciertas áreas (por ejemplo, párrafos o líneas individuales), también puede hacerlo usando el Restrict Editing menú.

Comience abriendo su documento y presionando Review > Restrict Editing. En el panel de menú de la derecha, haga clic en el Allow only this type of editing in the document casilla de verificación y, a continuación, seleccione la No changes (Read only) opción.

Habilitar restricciones de edición en Word

Esto evitará que se editen las áreas que no están cubiertas por excepciones. Para agregar una excepción, seleccione un área de su documento (desde una sola palabra hasta un párrafo o una página completa), luego presione el botón Everyone casilla de verificación, que aparece debajo de la Exceptions (optional) categoría.

Restricción del acceso de edición al texto en Word

Esto permitirá que todos los que tengan acceso al archivo puedan editar esa sección de su documento. Si desea agregar restricciones más estrictas (por ejemplo, para permitir que solo los usuarios individuales tengan derecho a editar una sección), seleccione el contenido y luego presione el botón More users.

Más opción de excepción de usuarios en Word

en la ventana emergente Add users, agregue los nombres de usuario de usuarios locales de Windows o cuentas de usuario en un dominio de Windows. Prensa OK para guardar sus opciones.

Agregar excepciones de edición por usuario en Word

Con el contenido seleccionado, haga clic en la casilla de verificación junto a su nombre de usuario, visible en el Individuals. Solo ese usuario podrá realizar cambios. Asegúrate que Everyone casilla de verificación está deshabilitada si desea que este sea el caso.

Agregar excepción de usuario individual a Word

Para confirmar las restricciones, presione el botón Yes, Start Enforcing Protection.

Iniciar la opción de protección de aplicación en Word

En el Start Enforcing Protection casilla, proporcione una contraseña de control o elija User authentication para dar control a los usuarios de dominio autorizados en su lugar. Prensa OK ahorrar.

Opciones de cumplimiento para la protección de documentos de Word

Una vez guardado, solo las áreas del documento que seleccionó admitirán ediciones (resaltadas en gris en su documento). A menos que se especifique lo contrario, solo los usuarios con acceso al archivo podrán realizar cambios en esas secciones.

Uso del Servicio de administración de derechos (RMS) para restringir cambios en documentos de Word

los Rights Management Service (RMS) en Windows ayuda a evitar que usuarios no autorizados vean, editen o impriman ciertos documentos. Este tipo de protección solo está disponible para usuarios en un dominio de Windows, como usuarios universitarios o corporativos.

Deberá hablar con el administrador de la red para confirmar que tiene RMS habilitado en su red. También necesitará suficiente acceso de usuario para restringir la edición de documentos de esta manera.

Si está en un dominio de Windows con soporte y acceso a RMS, abra su documento de Word. Desde la barra de la cinta, presione File > Info.

Opción de información en Word

Desde el menú, presione Protect Document > Restrict Access > Restricted Access y habilitar el Restrict Permission to this document casilla de verificación está habilitada. De lo contrario, presione Connect to Rights Management Servers and get templates para conectarse a un servidor de autenticación adecuado en su dominio.

Word restringe la opción de acceso al documento

Cuando se le solicite, agregue las direcciones de correo electrónico de otros usuarios para darles acceso adecuado a su documento. Esto le da a esos usuarios acceso al archivo, seleccionando Read o Change para darles acceso de lectura o escritura. Prensa OK para guardar los cambios.

Una vez configurado, solo esos usuarios tendrán acceso para ver o editar el documento. El acceso también está restringido solo a usuarios de dominio autorizados.

Protección de documentos de Office

Al proteger partes de un documento de Word de la edición, puede desarrollar tipos de documentos más variados. Por ejemplo, al limitar algunas secciones de los cambios, puede convertir un documento de Word en un formulario rellenable que los usuarios pueden completar y devolver. Otros documentos de Office se pueden proteger de manera similar, con la capacidad de cifrar cuadernos de OneNote y proteger páginas y secciones individuales.

Si exporta su documento de Word a otro formato, aún puede proteger el archivo de los cambios. Si decide agregar contraseñas a los archivos PDF, por ejemplo, puede limitar quién tiene acceso al archivo, protegiéndolo de vistas innecesarias.

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